Das Hinweisgebersystem wird von einem externen Dienstleister, der EQS Group AG, betrieben und erfüllt höchste Anforderungen in Bezug auf den Schutz der Identität des Meldenden und die Sicherheit der übermittelten Informationen.

Das Meldesystem ist eine Plattform, dass Betroffenen dazu dient, namentliche oder anonymisierte Hinweise zu möglichen Verstößen an eigens dazu bevollmächtigte und geschulte Personen der Lindner Hotel Group zu adressieren. 

Geht ein Hinweis ein, setzen wir uns unverzüglich mit der meldenden Person in Verbindung, um diese vertraulich über die weiteren Schritte zu informieren. Über das sogenannte „sichere Postfach“ ist eine persönliche beziehungsweise anonyme Kommunikation mit dem Hinweisgebenden möglich. Die oder der Hinweisgebende kann den Fortgang des Verfahrens sowie die Kommunikation mit dem Case Manager zum Fall mittels Fall-ID und entsprechendem Passwort jederzeit verfolgen.  

Ein Hinweis kann 24/7 gemeldet werden. Der Zugang zum Beschwerdeverfahren erfolgt niedrigschwellig, indem die Lindner Hotel Group die Informationen und den Zugang zum Tool in verschiedenen Sprachen (Deutsch, Englisch und Spanisch), zur Verfügung stellt. Das Hinweisgebersystem ist leicht auffindbar. Die Meldung ist grundsätzlich mit keinen Kosten verbunden.

Weitere Informationen und Details gibt es auf der Hinweisgeberseite.

 

Mögliche Verstöße und Meldungen können namentlich oder anonymisiert, durch das Hinweisgebersystem an die Lindner Hotel Group adressiert werden. Sobald der Link zum Tool aufgerufen wird, leitet das System Schritt für Schritt durch den Prozess.

Sämtliche Beschäftigte der Lindner Hotel Group, Beschäftigte bei unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferern, Geschäftspartner, Kunden und Gäste oder sonstige Betroffene sowie deren Vertreter können vertraulich Bedenken ansprechen und Hinweise auf (potenzielle) Risiken oder Verstöße einreichen.

• Mögliche Verstöße gegen den Verhaltenskodex der Lindner Hotel Group.
• Mögliche Verstöße zu menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken beziehungsweise Pflichtverletzungen in unserem eigenen Geschäftsbereich oder innerhalb unserer Lieferkette.
• Mögliche Verstöße gegen Gesetze und Richtlinien.
• Fragen zum Verhaltenskodex oder zu Compliance-Standards.
• Hinweise und Beschwerden (auch ohne Compliance-Bezug) von Beschäftigten der Lindner Hotel Group.

Hinweisgebende werden im besonderen Maße geschützt, unabhängig davon, ob die hinweisgebende Person selbst vom gemeldeten Vorfall betroffen ist. Der Schutz von Hinweisgebenden gilt für alle internen (und externen) Beschäftigten sowie für Geschäftspartner, Bewerbende, Lieferanten und andere externe Dritte.

Die Corporate Risk and Compliance Managerin ist die Beauftragte für das Hinweisgebersystem nach Hinweisgeberschutzgesetz („Case Manager“) und die verantwortliche Ansprechperson. Sie ist verpflichtet, jedem Hinweis auf (mögliche) Gesetzesverstöße sowie etwaige Verstöße gegen den Verhaltenskodex oder Compliance-Standards der Lindner Hotel Group nachzugehen. Selbstverständlich steht sie auch für alle Fragen rund um das Thema Compliance und als Vertrauensperson zur Verfügung. Sie ist zur Vertraulichkeit verpflichtet und in der Ausübung ihrer Tätigkeit als Case Manager weisungsfrei.

Die Bearbeitung erfolgt innerhalb weniger Tage. Der angesprochene Sachverhalt wird ohne Ansehen der Personen und Unternehmenszugehörigkeit oder ihrer hierarchischen Stellung innerhalb oder außerhalb der Lindner Hotel Group vertraulich bearbeitet. Dabei agiert die Corporate Risk and Compliance Managerin als unabhängige und neutrale Konflikt- und Beschwerdemanagementstelle. Die Bearbeitung von Hinweisen und die entsprechenden Untersuchungen werden fair, objektiv und unter Wahrung der Vertraulichkeit durchgeführt. Es werden nur Personen einbezogen, die für die Untersuchung unbedingt notwendig sind.

Der Status eines bereits erfassten Hinweises kann mithilfe der Fall-ID eingesehen werden. Die Statusabfrage muss proaktiv durchgeführt werden und gilt für namentlich und anonymisiert erfasste Fälle.